網路存檔太容易❗玩笑拿不准就別寫了,,Ծ‸Ծ,, １５項商務郵件要注意的事

我們很輕易就按下「回覆」，但在職場顧問芭芭拉‧帕切特（Barbara Pachter）看來，職場上大多數人，都還沒掌握寫電子郵件的要領。

帕切特認為，我們日常閱讀和書寫的訊息太多，很容易犯些尷尬的錯誤，給自己的事業帶來嚴重後果。她在《The Essentials Of Business Etiquette》（商務禮儀要點）一書，列出電子郵件的基本禮儀。 https://www.books.com.tw/products/F012871053

1. 主題要明確而直接

這一原則可參考如下例子：「會議日期變更」、「關於您的報告中的小問題」、「項目計畫的回覆」。人們常常依據主題行，來決定是否打開這封信，所以要讓收件人知道，我們這封信說的是他們關心的、和工作有關的事情。

2. 使用看起來專業的網址

盡量使用公司域名的網址來收發信件。如果你不是公司員工，或只是偶爾用個人郵箱談工作，要注意這個網址應包含你的姓名，這樣收件人才知道發件者是誰。最好避免幼稚的網址，例如：「babygirl@…（小姑娘）」或「beerlover@…（愛啤酒）」。

3. 選擇「回覆所有人」時要多想一下

沒有人想閱讀和自己毫無關係的郵件。如今，要忽略郵件是很難的，因為很多人都在手機上收發郵件，或在電腦上設置彈出郵件信息。除非群組裡的每個人都真的需要看這封回信，不然的話，不要選「回覆所有人」。

4. 設計你的簽名檔

讓收信的人掌握你的一些信息，包括：你的全名、職位、公司名、地址、電話。公開個人訊息之外，最好別在簽名檔添加格言和藝術作品；簽名區域的字體、字號、顏色都應和正文保持一致。

5. 使用正規的問候語

避免用俚語或太口語化的表達如「嗨、夥計們」。「Hey」、「Yo」等詞非常不正規，「Hi」或「Hello」都沒有問題。稱呼對方時也不要用簡寫，除非確信對方不介意你叫她「Mike」，否則還是寫全名「Hi Michael」較好。

6. 謹慎使用驚嘆號

如果要有感嘆號，只用在表達激動喜悅的地方。人們有時會忘乎所以，喜歡在句末加上一連串的驚嘆號，在收信的人看來，顯得很情緒化、不夠成熟。

7. 開玩笑時要小心

如果不配合語氣、語調和面部表情，郵件中的幽默很容易被對方誤解。除非你對收件人夠了解，最好別在郵件裡開玩笑。再說，自己認為有趣的事，別人不一定覺得幽默。

帕切特說：「有些話說出來很有趣，寫下來可能不是那麼回事。如果拿不准就別寫了。」

8. 了解不同文化背景的人表達習慣也不同

不同文化背景的人之間很容易產生誤會，特別是在看不到對方的肢體語言時。帕切特提醒：在高情境文化（High-context culture，如中國、日本和阿拉伯文化），人們在談生意之前，希望先和對方熟絡，在和他們打交道時，可以寫得個人化一些。相對來說，低情境文化（Low-context culture，如美國、德國和北歐文化），人們喜歡開門見山，直奔主題。

9. 儘量回信，即使對方發錯了人

要回覆所有人的來信可能很難，儘量這樣做，特別是寫信人等待回覆的信。回信不總是必要，但會顯示出很好的禮儀，當發信人是同事或同業時更重要。

即便對方發錯了，也可以這樣寫：「您一定很忙，但我想這封信可能是發錯了，知會您以免耽誤。」

10.不要選太奇怪的字體或顏色

商務信函應該選擇傳統的字體、顏色和字號。基本的考量是方便對方閱讀。通常來說，最好選10或12級的字，西文字體最好選Arial、Calibri或Times New Roman。字的顏色用黑色最保險。

中文字體，一般較常用的是楷體、送體、細明體或新細明體。

11. 注意你的語調

正如幽默會被誤解，沒有聲音和表情的配合，語調也很容易被誤讀，尤其容易顯得冒失或輕挑。

你的本意是直截了當，但對方的看起來卻會覺得突兀。為避免網際誤會，帕切特建議把要傳送的訊息讀出聲來，「如果聽起來語調苛刻，那麼收件人的感覺也會如此。」

最好避開負面用詞，如「失敗」、「錯誤」、「不用心」等；別忘記寫「請」和「謝謝」。

12. 沒有不透風的牆，下筆要三思

所有電子訊息都會留下痕跡，要考量其他人都機會看到你寄出的電郵，不要寫那些不希望每個人都看到的內容（損己不利人或太輕挑的）。終歸一句話，電子郵件太容易被轉發了（或存檔）。為了不讓自己後悔，寫什麼、不寫什麼還是應該把握好。

13.寫好後一定要校對

收件人一般不會忽略信中的錯字，有可能因此對你產生某種印象。別太依賴「拼寫檢查」功能，因電腦的自動更正有時令人啼笑皆非，信發出去之前，應讀幾遍（讀出聲最好）。

14.寫完再填寫收件人

為了避免在寫好信之前，就誤點發送鍵，這樣做還是必要的。即便你是在回信，也最好先刪掉回信地址。

15.寄出前再檢查一次收信人網址

一定要檢查收件網址是否選對了。由於現在的墊子信箱，都有根據通訊簿自動提示功能，我們很容易選錯收件人，給自己和錯收信的人都帶來尷尬。