網路存檔太容易❗玩笑拿不准就別寫了,,Ծ‸Ծ,, 15項商務郵件要注意的事
我們很輕易就按下「回覆」,但在職場顧問芭芭拉‧帕切特(Barbara Pachter)看來,職場上大多數人,都還沒掌握寫電子郵件的要領。
帕切特認為,我們日常閱讀和書寫的訊息太多,很容易犯些尷尬的錯誤,給自己的事業帶來嚴重後果。她在《The Essentials Of Business Etiquette》(商務禮儀要點)一書,列出電子郵件的基本禮儀。 https://www.books.com.tw/products/F012871053
1. 主題要明確而直接
這一原則可參考如下例子:「會議日期變更」、「關於您的報告中的小問題」、「項目計畫的回覆」。人們常常依據主題行,來決定是否打開這封信,所以要讓收件人知道,我們這封信說的是他們關心的、和工作有關的事情。
2. 使用看起來專業的網址
盡量使用公司域名的網址來收發信件。如果你不是公司員工,或只是偶爾用個人郵箱談工作,要注意這個網址應包含你的姓名,這樣收件人才知道發件者是誰。最好避免幼稚的網址,例如:「babygirl@…(小姑娘)」或「beerlover@…(愛啤酒)」。
3. 選擇「回覆所有人」時要多想一下
沒有人想閱讀和自己毫無關係的郵件。如今,要忽略郵件是很難的,因為很多人都在手機上收發郵件,或在電腦上設置彈出郵件信息。除非群組裡的每個人都真的需要看這封回信,不然的話,不要選「回覆所有人」。
4. 設計你的簽名檔
讓收信的人掌握你的一些信息,包括:你的全名、職位、公司名、地址、電話。公開個人訊息之外,最好別在簽名檔添加格言和藝術作品;簽名區域的字體、字號、顏色都應和正文保持一致。
5. 使用正規的問候語
避免用俚語或太口語化的表達如「嗨、夥計們」。「Hey」、「Yo」等詞非常不正規,「Hi」或「Hello」都沒有問題。稱呼對方時也不要用簡寫,除非確信對方不介意你叫她「Mike」,否則還是寫全名「Hi Michael」較好。
6. 謹慎使用驚嘆號
如果要有感嘆號,只用在表達激動喜悅的地方。人們有時會忘乎所以,喜歡在句末加上一連串的驚嘆號,在收信的人看來,顯得很情緒化、不夠成熟。
7. 開玩笑時要小心
如果不配合語氣、語調和面部表情,郵件中的幽默很容易被對方誤解。除非你對收件人夠了解,最好別在郵件裡開玩笑。再說,自己認為有趣的事,別人不一定覺得幽默。
帕切特說:「有些話說出來很有趣,寫下來可能不是那麼回事。如果拿不准就別寫了。」
8. 了解不同文化背景的人表達習慣也不同
不同文化背景的人之間很容易產生誤會,特別是在看不到對方的肢體語言時。帕切特提醒:在高情境文化(High-context culture,如中國、日本和阿拉伯文化),人們在談生意之前,希望先和對方熟絡,在和他們打交道時,可以寫得個人化一些。相對來說,低情境文化(Low-context culture,如美國、德國和北歐文化),人們喜歡開門見山,直奔主題。
9. 儘量回信,即使對方發錯了人
要回覆所有人的來信可能很難,儘量這樣做,特別是寫信人等待回覆的信。回信不總是必要,但會顯示出很好的禮儀,當發信人是同事或同業時更重要。
即便對方發錯了,也可以這樣寫:「您一定很忙,但我想這封信可能是發錯了,知會您以免耽誤。」
10.不要選太奇怪的字體或顏色
商務信函應該選擇傳統的字體、顏色和字號。基本的考量是方便對方閱讀。通常來說,最好選10或12級的字,西文字體最好選Arial、Calibri或Times New Roman。字的顏色用黑色最保險。
中文字體,一般較常用的是楷體、送體、細明體或新細明體。
11. 注意你的語調
正如幽默會被誤解,沒有聲音和表情的配合,語調也很容易被誤讀,尤其容易顯得冒失或輕挑。
你的本意是直截了當,但對方的看起來卻會覺得突兀。為避免網際誤會,帕切特建議把要傳送的訊息讀出聲來,「如果聽起來語調苛刻,那麼收件人的感覺也會如此。」
最好避開負面用詞,如「失敗」、「錯誤」、「不用心」等;別忘記寫「請」和「謝謝」。
12. 沒有不透風的牆,下筆要三思
所有電子訊息都會留下痕跡,要考量其他人都機會看到你寄出的電郵,不要寫那些不希望每個人都看到的內容(損己不利人或太輕挑的)。終歸一句話,電子郵件太容易被轉發了(或存檔)。為了不讓自己後悔,寫什麼、不寫什麼還是應該把握好。
13.寫好後一定要校對
收件人一般不會忽略信中的錯字,有可能因此對你產生某種印象。別太依賴「拼寫檢查」功能,因電腦的自動更正有時令人啼笑皆非,信發出去之前,應讀幾遍(讀出聲最好)。
14.寫完再填寫收件人
為了避免在寫好信之前,就誤點發送鍵,這樣做還是必要的。即便你是在回信,也最好先刪掉回信地址。
15.寄出前再檢查一次收信人網址
一定要檢查收件網址是否選對了。由於現在的墊子信箱,都有根據通訊簿自動提示功能,我們很容易選錯收件人,給自己和錯收信的人都帶來尷尬。

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