尊重你的同事、發揮你的責任

會議的禮儀是:尊重會議中的報告者,是其他與會者的義務。

作者:修伯特

今年二月我被調到新的單位至今已經半年過去了,每周一早上是部門開周會的時間,依照慣例10點準時開始,然後開始每位同事輪流報告他的本週工作進度,以及上週執行狀況與相關事務結案檢討,我都會儘量將開會時間控制在30分鐘內結束,不會有太多廢話,以提升討論效率。

之前的主管會於周會結束後要求每位同仁輪流寫本周會議紀錄,但是我覺得討論時把工作事項記在自己的記事本就好了,如此方便又有效率。因此三月時我建議取消這項工作,但是原部門一位中階主管S覺得開會就應該要有會議記錄,建議不要取消。

我同意他的提議,但是我有個前提說:我會再觀察一到二個月,看看是否真的需要。四月時我發現從二月到現在我根本沒有打開過會議記錄,其他同仁也沒有使用上的需求,因此我就於會議當中宣布取消這項工作,當下其他同仁一陣歡呼,除了原本的那位中階主管。

會議可以一直滑手機?

我也觀察到,即使我的會議流程抓得很緊湊,仍然有許多同仁在開會時一直滑手機(包含那位S同事),除非是他要報告時,才會把手機停下來,甚至有時候也忘記關震動,還讓手機發出聲音,這件事情讓我很不開心,但是我不想用太強硬的方式去要求大家配合,所以一直忍著,直到本周當一位同仁在報告工作進度時,我看到那位中階主管仍一直滑手機,不知道為什麼,我就爆發了。

我說:「我每次開會都不會有什麼廢話,時間也都抓得很緊,每個禮拜也就開這一次會,為什麼大家就不能好好聽聽其他人的工作狀況,尊重一下報告者?」

這時候,那位中階主管就一臉不爽的把手機往桌上丟,但是過了兩秒,他的手機就發出音樂聲。這真的讓我覺得很氣,但是我想到我有時候跟主管開會時,自己也是會滑手機,即使沒有滑,手機放在桌子旁邊,看到螢幕亮了,也會忍不住想要看一下是什麼訊息,這讓我想到有一次看到一篇文章,裡面提到,一個會議如果要成功,就是讓同仁連將手機拿出來的時間與慾望都沒有。一個不成功的會議,你將會看到許多同仁自顧自地滑手機,然後老闆自顧自的講得口沫橫飛。

心得:

如何讓會議進行的精采、有效率是主持會議者的責任,尊重會議中的報告者,是其他與會者的義務,如何在兩造之間取得最佳的平衡,是當今每家公司,每位同仁應該要好好重新審思的問題。

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Hubert

修伯特​

Ⓞ現任:TVBS聯利媒體股份有限公司 融媒體行銷事業部專案企劃中心<副總監 Ⓞ教學專長:領導、溝通、人際關係、團隊合作、克服憂慮壓力、思考與創新、行銷與創意

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